填写原始单据需要遵循一定的步骤和注意事项,以确保其真实、完整、清晰和及时。以下是填写原始单据的关键步骤和要点:
根据经济业务的执行和完成情况,及时要求对方单位或个人出具原始凭证。例如,购买办公用品时,原始凭证的日期应填写为购买当天的日期。
原始凭证必须按规定的格式和内容逐项填写齐全。如果内容较多,应逐笔填写。确保所有必要的信息,如日期、业务内容、数量、金额等,都已完整记录。
在填制原始凭证时,需要加盖经办部门的业务章和经办人员的私章,以证明凭证的真实性和正确性。任何虚假内容都将承担完全责任。
记录的内容必须真实可靠,符合国家有关政策、法令、法规、制度的要求。原始凭证上的日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况完全符合,不得弄虚作假或伪造凭证。
原始凭证填写应工整、清楚,避免过于潦草。文字和数字都要认真填好,字迹要易于辨认,不得任意涂改、刮擦或挖补。禁止使用涂改液进行涂改。
填写原始凭证时,必须核对账户科目是否正确。错误的账户科目可能导致账目出现错误或漏洞。
填写金额时,需仔细核对数字是否正确。错误的金额会导致账目错误。
确保日期的准确性。错误的日期同样会导致账目错误。
清楚地说明交易的具体内容。备注不清晰或不准确可能导致账目错误。
填写原始凭证单据时,需要填写人签字。签字可以确保填写人对填写内容负责,并在发现问题时追溯责任。
如果原始凭证已预先印定编号,在写坏作废时,应加盖“作废”戳记,妥善保管,不得撕毁。编号的连续性有助于凭证的管理和审计。
根据业务需要,附上相关的单据和附件,并确保这些附件的真实性和完整性。
填制完成后,应由经办业务的部门和人员审核签字盖章,以确保凭证的真实性和正确性。
按照规定的程序及时传递和审核原始凭证,以便据以编制记账凭证。同时,建立原始凭证的保管制度,确保凭证的安全和完整。
通过遵循以上步骤和注意事项,可以有效避免原始单据填写过程中的错误和漏洞,确保会计工作的准确性和可靠性。